Att kravställa digitala lås - #2.1 Administration av digitala lås

Missa inte tidigare inlägg i serien:
#1 Målsättning och värdeskapande

‍

Just nyckelhanteringen och administrationen av digitala lås och mobila nycklar är en vattendelare mellan professionella digitala lås och konsumentlås. De professionella digitala låsen kan hantera användare och lås i stor skala medan konsumentlåsen mer eller mindre endast kan hanteras i en begränsad skala om ca 5 lås med 10-20 användare.

Låt oss backa bandet! Man ska inte missta sig att det just är det digitala låset som är den kritiska delen att kravställa. Den bakomvarande mjukvaran och plattformen är minst lika viktig.

Är du ägare av ett semesterboende eller en mindre lokal som ska hyras ut, eller är du en fastighetsägare som ska hantera lägenheter och / eller lokaler i stor skala? Hur du ska nyttja digitala lås påverkar kravställningen för nyckelhantering och administration.

‍

Gränssnittet att administrera

Det finns tre olika huvudkategorier av gränssnitt för att administrera mobila nycklar; smartphone app, webbportal och / eller via integrationer. Under kravställningen är en viktig aspekt att ha klart för sig vilken eller vilka av gränssnitten som är bäst för ens tillämpningsområden, både nu och i framtiden. 

‍

Smartphone app

Att hantera mobila nycklar från smartphone-appen som tillhör det digitala låset är smidigt och enkelt för de allra minsta användarfallen. Via appen administreras mellan 1-5 olika lås och upp till 20 användare, vart de har access  och när. 

Nyckelhantering via app är oftast förknippat med konsument- och hemautomationslås, likt de man kan köpa via NetonNet, Elgiganten, Webhallen, Bauhaus med fler. Allt eftersom de professionella digitala låsen gör entré på marknaden är det tydligt att även dessa berikas med möjligheten till administration via app som komplement till exempelvis webbportal. 

‍

Webbportal

Nyckelhantering i större skala och på en kommersiell nivå är en webbportal att föredra. Genom att kunna logga in i ett administrativt gränssnitt har man större möjligheter att hantera användare och dörrar samt presentera data i större skala.

Ofta är det ansvariga för fastigheter, kontor eller andra kommersiella ytor som uppskattar att nyttja en webbportal. 

En webbportal ska inte förväxlas med de äldre och traditionella passersystemens programvara som behöver installeras på en dator eller lokal server. En webbportal uppdateras vanligtvis kontinuerligt med ny funktionalitet och nås även på distans via en webbläsare på en dator, smartphone eller surfplatta.

‍

Integrationer

I och med intåget av digitala lås och administration via molnet så har det öppnats upp ytterligare sätt att administrera nycklar; via integrationer mella system. Genom att koppla samman olika system såsom affärs-, boknings-, ärendehanterings- eller CRM-system med digitala lås kan mobila nycklar skickas ut per automatik och bara vara giltig exempelvis i samband med en bokning.

Att system har öppna API:er (som även underhålls) är mycket viktigt om du som kravställare ska få en extra hävstång med hjälp av helt eller delvis automatiserade flöden för accesshantering. Läs vidare om integrationer via denna länk.

‍

Centraliserad och fördelad administration

Mindre installationer, som i villan eller det enskilda kontoret, administreras ofta av en primär administratör, även kallat central administration. Central administration är även vanligt i traditionella, tagg- och passerkortsbaserade passersystem.

För storskaliga installationer av digitala lås är det önskvärt att kunna fördela administration till fler personer såsom kommersiella hyresgäster, lägenhetsinnehavare och entreprenörer. Anledningen är dels att man som ägare kan reducera sina administrationskostnader, men även en ökad servicenivå och kundnöjdhet. Fördelad administration har fått ett lyft i och med de digitala låsen och administrationen via internet. 

Fördelen med centraliserad administration är att kontrollen innehas av endast en eller ett fåtal personer men det är också en nackdel ur ett effektiviseringsperspektiv. För att dra nytta av den fördelade administrationens positiva effekter är det mycket viktigt att du som kravställare och ägare av systemet har möjligheter att kunna addera restriktioner som;

• Vilka låsta utrymmen som administratörer får ge ut att access till
• Antalet användare som får bjudas in
• Tidsrestriktioner
• Möjlighet att återkalla administrationsrättigheter

‍

Distribution av access - online eller offline?

En vanlig fälla är att tro att digitala lås behöver vara uppkopplade mot internet för att man ska kunna administrera och distribuera mobila nycklar, vilket är falskt. Vad man bör tänka på när man kravställer digitala lås är att man ska kunna administrera och distribuera mobila nycklar online. 

Det är först när mobila nycklar hanteras och distribueras online som man får en rejäl hävstång av de digitala låsen. Alternativet är administration och distribution “offline” vilket är hur traditionella passersystem och lösningar fungerar med fysiska ting som taggar och passerkort.

Själva upplåsningen kan ske på annat vis, exempelvis offline via Bluetooth som Parakey och flertalet hemautomationlås använder sig av. Genom att använda sig av en hybridlösning där administration sker online och upplåsning offline får man även dessa mervärden på köpet:

• Ej beroende av internet för att öppna låsta utrymmen
• Lägre investeringskostnader tack vare minskad nödvändig infrastruktur
• Säkrare och mer robust lösning då man som användare måste befinna sig i närheten av dörren för att låsa upp. (Myten om att Bluetooth är osäkert, vilket är falskt, tar vi upp under kommande inlägg i serien).

‍

Digitala lås i stor skala, kombinationer av gränssnitt och administrationssätt

När digitala lås införs kommersiellt och i större skala är det oftast önskvärt att kunna kombinera olika gränssnitt och sätt att administrera mobila nycklar genom både centraliserad och fördelad administration. I dagsläget finns det ett fåtal leverantörer som erbjuder detta, varav Parakey är en av dem. I övriga fall finns behovet att kombinera olika tjänster, leverantörer och rent av egenutveckling för att få samma funktionalitet. 

I kommande inlägg tar jag upp exempel på hur kunder till Parakey nyttjar kombinationer av gränssnitt och sätt att administrera digitala lås i stor skala. Inlägget summerar även del 2 med en kravställningsmatris över funktionalitet för olika användningsområden.

Håll utkik efter kommande inlägg i serien genom att följa Parakey på LinkedIn eller Parakeys Blogg och nyhetsbrev.‍

Stay safe! - Jonas, VD och medgrundare av Parakey

‍

Vidare till inlägg #2.2 Kombinationer av gränssnitt och administrationssätt