Så fungerar nyckelfria och inflyttningsklara kontor

En tydlig trend på den kommersiella marknaden är efterfrågan på flexibla kontorslösningar, utan ytor som gapar tomma och där man som hyresgäst inte binder upp sig på långa kontrakt. Redan innan pandemin bröt ut hade flera fastighetsbolag börjat anamma detta, bl a Vasakronan, Kungsleden och Hufvudstaden för att nämna några. Konceptet bygger på att ha inflyttningsklara kontor där hyresgäster kan signera avtal och flytta in nästkommande dag, utan något större avbrott i den dagliga verksamheten, vilket annars brukar inträffa vid en kontorsflytt. 

Att erbjuda inflyttningsklara kontor handlar inte bara om att göra sina lokaler tillgängliga, internt behövs en struktur sättas upp för att man ska ha kontroll över vilka som har, ska ha och inte ska ha access till de bestämda ytorna. Skrivs hyreskontraktet med bestämt start- och slutdatum går det redan vid utfärdandet av accessen att sätta när behörigheten skall börja gälla samt upphöra. 

Möjlighet att låta hyresgäster sköta sin nyckelhantering själv

Den rådande corona-situationen har ökat behovet av att accesshantering till kontorsytor, i största möjliga mån, skall hanteras beröringsfritt. Istället för att du som fastighetsägare lämnar över en påse med taggar och passerkort kan nu mobila nycklar skickas digitalt till respektive användare som ska ha behörighet hos en hyresgäst. Vet du inte vem hos hyresgästen som ska ha access delegeras adminrättigheter effektivt till den ansvarige hos hyresgästen. Du sätter då begränsningar gällande vilka dörrar denna administratör har rätt att ge access till samt hur många användare hyresgästen får ha. Allt detta är givetvis GDPR-anpassat; som fastighetsägare ser du endast passage- och adminloggar för skalskyddet - inte till hyresgästens kontorsdörr.

Koncept med inflyttningsklara kontor handlar till stor del om effektivitet, flexibilitet och skalbarhet utefter de förutsättningar som ges. En hyresgäst med många medarbetare, som fyller ut hela lokalen ska kunna ges access för hela ytan. Samma yta kan några månader senare gapa tom då nästa hyresgäst endast behöver 50% av utrymmet. För att ta vara på resurserna som ytan ger behöver denna tillgängliggöras. Det går att göra med traditionella system med taggar och kort, men är då tidskrävande och kostsamt vilket minskar marginalerna för uthyrningen. Med en smidig och flexibel accessplattform är det lika enkelt att hantera fem hyresgäster som delar på en yta som en hyresgäst som upptar hela.

Automatisera administrationen - Koppla samman med dina verktyg

När väl uthyrningen löper på så är ett naturligt nästa steg att automatisera accesshanteringen genom att koppla samman denna med övriga system i verksamheten. Exempelvis ett fastighetssystem eller CRM-system där hantering av hyresavtal och hyresgäster administreras - en integration mot detta innebär att vid signerat avtal kan access automatiskt skickas ut med rätt behörigheter till rätt personer. För att inte behöva inleda med kostsamma integrationer är sammankopplingar via integrationshuben Zapier en bra start, då kan du själv skapa flöden via en drag and drop-funktion. 

Genom att digitalisera och automatisera nyckelhantering för det inflyttningsklara kontoret skapas en värdefull och tidseffektiv smidighet för hyresgäster (det vill säga en riktigt bra kundupplevelse) samtidigt som det öppnas dörrar för dig som fastighetsägare att skapa nya affärsmodeller och intäktsströmmar - och dessutom minskas tiden som går åt för administration!

Vill du diskutera hur liknande koncept skulle passa hos er?